Com o recurso de Documentação Interna, você organiza e centraliza documentos importantes diretamente nos cadastros de seus Clientes e Organizações.
Essa funcionalidade facilita o acesso rápido a informações relevantes, melhora o controle interno e contribui para um atendimento mais ágil e eficiente.

Assim, o recurso de Documentação Interna permite anexar documentos importantes aos cadastros de Clientes e Organizações.

1. Como cadastrar documentação interna

Para cadastrar documentação interna, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Clientes e Organizações.
2. Escolha se deseja acessar a aba de Clientes ou Organizações.
3. Na listagem, clique em Mais > Documentação.

1.1 Cadastrando documentação interna 

Para cadastrar a documentação, após clicar em Mais (na listagem de Clientes ou Organizações), selecione Criar Documentação.

1.2 Tipos de documentos

É possível adicionar três tipos de documentos nos cadastros. 

1. Anexos: arquivos como PDF, DOC, Imagens, ente outros;
2. Conteúdo Criptografado: são informações que, por segurança, só podem ser acessadas mediante aplicação de senha;
3. Texto: conteúdo textual que não demanda de uma camada de segurança para acesso. 

1.3 Como realizar o cadastro

Após clicar em Criar Documentação, defina: 

1. Descrição: Nome do documento 
2. Tipo de Documento: Anexo, Conteúdo Criptografado ou Texto

⚠ Anexos: o limite máximo por cadastro é de 25MB. 

 1.4 Documentos cadastrados

Cada tipo de documento possui seu ícone próprio. 

1. Arquivo para download
2. Texto criptografado
3. Texto normal 

⚠ Os documentos podem ser cadastrados no Cliente e na Organização.

2. Consultando os documentos

Os documentos podem ser consultados nos cadastros dos clientes ou organizações e também nos chamados. 

2.1 Consulta nos cadastros 

2.1.1 Cliente

Para consultar os documentos do cliente acesse: 

1. Menu Clientes e Organizações
2. Clientes
3. Localize o cliente na listagem e clique em Mais 
4. Documentação 

2.1.2 Organização 

Para consultar os documentos da organização acesse: 

1. Menu Clientes e Organizações
2. Organizações 
3. Localize a organização na listagem e clique em Mais 
4. Documentação

2.1.3 Chamados

Para consultar os documentos em chamados: 

1. Localize o chamado
2. Em Cliente
3. Clique em Mostrar Detalhes
4. Selecione Documentação 

Ao selecionar Documentação, serão exibidos os documentos do cliente e da organização (caso houver aplicação de documento em ambos os cadastros).

3. Gerenciar permissões de acesso à documentação

Por padrão, administradores têm acesso total à documentação. Para conceder acesso a outros usuários, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Administração > Configuração de Conta > Grupo de Permissões
2. Edite o grupo desejado
3. Vá até a seção Documentação para configurar as permissões
4. Marque as opções conforme desejado:

• 1) Permitir acesso à documentação do cliente – permite visualizar os documentos.
• 2) Permitir gerenciar itens na documentação do cliente – permite editar e excluir os documentos.